Delegowanie zadań – dzielenie się uprawnieniami i odpowiedzialnością
Jak organizować działania, by to, co zlecone, zostało wykonane? To pytanie często zadają sobie managerowie, szczególnie gdy po raz kolejny opóźnia się realizacja projektu. Jeśli Twoją pierwszą myślą po odebraniu raportu, analizy czy tekstu jest: „Och nie, przecież to nie o to chodziło”, nic dziwnego, że możesz dojść do wniosku: „Najlepiej, jeśli zrobię to sam/sama.”
To przygnębiające.
Ale jak to zmienić?
Przede wszystkim nie myśl o delegowaniu zadań jak o wydawaniu poleceń.
To coś o wiele szerszego. To dzielenie się i uprawnieniami, i odpowiedzialnością. Prawdziwe delegowanie to nie tylko przekazanie dokładnych instrukcji. To nie tylko wyjaśnienie celu i ustalenie terminu realizacji. To również przyzwolenie na wykonanie zadania/projektu we własny sposób.
Pozwól swoim podwładnym na inicjatywę i pomysłowość. Monitoruj i podpowiadaj, ale pozwól im myśleć po swojemu. Jak inaczej Twoi podwładni mieliby się rozwijać i w przyszłości przejmować jeszcze bardziej odpowiedzialne obowiązki?
Zaufanie – podstawowa wartość w zarządzaniu zespołem
Zbyt duża kontrola i ingerowanie w wykonanie może pozbawić pracowników poczucia samodzielności i odpowiedzialności. Obiera im również część motywacji do pracy.
Ale co zrobić, gdy nie masz pewności, czy dana osoba podoła zadaniu?
Po prostu to sprawdź!
Przydziel najpierw prostsze zadanie. Wyjaśnij, co ma zostać wykonane i w jakim celu. Monitoruj wykonanie. Porozmawiaj o tym, co pracownik zrobił dobrze, a nad czym jeszcze może popracować. Chwal i doceniaj!
Zadaj pracownikowi pytanie: „Co było dla Ciebie trudne a co łatwe w tym zadaniu? Czy jego wykonanie przyniosło Ci satysfakcję?”
Sprawisz, że pracownik poczuje się zauważony. A Ty dowiesz się, w którym obszarze chce się dalej rozwijać. Każda rozmowa będzie jeszcze bardziej poprawiać porozumienie między Wami.
W ten sposób budujesz też zaufanie, które jest jednym z najcenniejszych zasobów dobrze pracującego zespołu. Jeśli będziesz pracować w ten sposób, delegowanie każdego kolejnego zadań stanie się jeszcze prostsze. I przyniesie dobry efekt!
O czym jeszcze pamiętać delegując zadania?
Podsumujmy, jakie działania potrzebujesz podjąć jako manager, aby skutecznie oddelegować zadanie:
- określ cel i termin w rzeczowy i konkretny sposób,
- dostarcz odpowiednie narzędzia i informacje do jego realizacji,
- pytaj o postępy bądź pojawiające się problemy,
- służ wsparciem i dobrą radą,
- pilnuj ram czasowych,
- oceń efekty
Pamiętaj jeszcze o tych wskazówkach:
– przydzielaj zadania niezwłocznie – unikniesz w ten sposób niepotrzebnej presji terminu,
– sprawdź, czy pracownik dobrze zrozumiał zadanie – chodzi o uniknięcie błędów komunikacyjnych,
– przydzielaj zadania odpowiednio do możliwości – zarówno zbyt łatwe jak i zbyt trudne zadanie może przyczyniać się do spadku motywacji,
– pamiętaj o rozwoju pracownika – Twój czas zainwestowany w jego wzrastanie nie tylko wzmocni Wasze zaufanie, ale zaprocentuje gotowością do przejęcia bardziej wymagających zadań. Odciąży Ciebie i spowoduje, że będziecie mogli skuteczniej osiągać cele,
– określ w jaki sposób i jak często będziesz sprawdzać i oceniać postępy – pracownik dzięki temu będzie czuć się o wiele bezpieczniej,
– znajdź czas na pomoc pracownikowi, jeśli tego potrzebuje,
– chwal za wykonanie zadania! Prawidłowo udzielona informacja zwrotna nie tylko wpłynie na jego motywację, ale też pozwoli mu się lepiej rozwijać!
Odpowiednie dzielenie się zadaniami i komunikacja – klucz do dobrej motywacji całego zespołu
Właściwe delegowanie zadań to jedna z najważniejszych kompetencji lidera. Dzielenie się zadaniami w taki sposób, by nie przeciążać ani siebie, ani zespołu, ale skutecznie realizować cele – to umiejętność, która bardzo szybko przyniesie Ci bardzo dobre rezultaty.
Pamiętaj, by stale rozwijać swoje umiejętności interpersonalne, dzięki czemu będziesz osiągać swoje cele z dużo mniejszym nakładem energii.
Więcej na ten temat znajdziesz w tym artykule:
https://iwonazbikowska.pl/jak-rozwijac-swoje-umiejetnosci-interpersonalne/
W tym kontekście może również zainteresować Cię ten tekst:
https://iwonazbikowska.pl/jak-radzic-sobie-z-konfliktami-w-pracy/
Oraz najchętniej czytany artykuł na moim blogu:
https://iwonazbikowska.pl/sztuka-asertywnosci-jak-mowic-nie-bez-poczucia-winy/
Z tematami związanymi z karierą, relacjami w pracy i jeszcze większym rozwojem umiejętności interpersonalnych możemy pracować np. w ramach coachingu kariery. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: https://iwonazbikowska.pl/coaching-kariery/
Życzę Ci dużo dobrego w Twoim rozwoju lidera. A jeśli potrzebujesz w nim wsparcia i poprowadzenia, jestem dla Ciebie.
Doskonała instrukcja delegowania dla każdego managera. Wystarczy praktykować 🙂
Bardzo dziękuję za miły komentarz. 😊